Презентация от А до Я. Как организовать презентацию в Крыму?

       Как сделать презентацию запоминающимся событием, реализовать цели компании-клиента, получить положительный информационный повод?
       Презентация – один из важных коммуникационных инструментов, связывающих компанию с клиентами, и проводится она в нескольких случаях: по поводу какой-либо торжественной даты – открытия нового офиса, расширения компании, юбилея фирмы;
       как плановое регулярное пиар-мероприятие. Преследуемая цель – расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение дополнительной информации о клиентах и их намерениях, формирование благоприятного имиджа организации.

В Крыму для организации презентации просто море возможностей. Места для проведения и организации презентаций в Севастополе, Ялте, Алуште, Восточном Крыму это прежде всего выставочные центры, конференц-залы, отели. Но не только в традиционных местах, возможна организация организация мероприятий. Природные объекты, дворцы южнобережья, музеи, театры - вот лучший выбор организаторов!

Существует несколько этапов подготовки, предшествующих организации любой презентации.

       Этап первый, предварительный
       Сюда входит:
       – Изготовление буклетов, информирующих о компании. Буклеты, содержащие основную информацию о фирме, вручаются приглашенным по прибытии.
       – Изготовление приглашений. Дизайн и обращение разрабатывается в соответствии с ожиданиями и восприятием определенной целевой аудитории, т.е. потенциальных и существующих клиентов. Изготовленные приглашения рассылаются директорам крупных фирм, представителям администрации, руководителям компаний потенциальных партнеров.  Такие же персональные приглашения следует отправлять и представителям СМИ, интернет-СМИ
       – Пресс-релиз, справочные материалы, фото, сувениры. Пакет материалов к презентации должен быть размножен с некоторым запасом. Комплекты неплохо вложить в фирменные папки, с тем, чтобы раздавать потом гостям при регистрации перед началом презентации. В пресс-релизе необходимо указать полные имена всех, кто будет выступать на пресс-конференции, а также все важные цифры, специфические термины, названия и контактные телефоны.
       При организации презентации, рассчитанной на широкие слои населения, при анонсировании необходим широкий охват СМИ, что даст возможность полнее проинформировать аудиторию о надвигающемся событии. Можно обойтись и без СМИ, если не позволяет бюджет, а привлечь к распространению приглашений промоутеров или воспользоваться возможностями прямой почтовой рассылки.
       Этап второй, организация презентации
       Разработка общего сценария мероприятия. С учетом особенностей и специфики фирмы профессиональный сценарист разрабатывает сценарный план и собственно сценарий проведения презентации. Предварительная беседа с заказчиком, имеющая целью сбор информации о компании, представляет собой хорошо спланированное интервью. Чем больше секретов фирмы «засланец» организаторов выведает, тем полнее, информативнее и интереснее получится сценарий. Основные препятствия, которые необходимо преодолеть любыми способами:
       а) руководитель ссылается на занятость и отсылает интервьюера к секретарю, которая, боясь сказать лишнее, не дает нужной информации;
       б) руководитель ссылается на нехватку времени и торопится рассказать побыстрее о том, какая же хорошая у них компания. Клише при этом так и сыплются из его уст.
       Понятно, что результатов от этой беседы – ноль. Независимо от того, состоялась беседа с руководителем компании или с секретарем, итог таких переговоров будет печален – нехватка информации для написания полноценного сценария. Куцый сценарий, который потом пришлют заказчику на согласование, будет зеркальным отражением (или прямо пропорционален) полученным от заказчика сведениям.
       Подготовка и обучение промоутеров
       Любая имиджевая акция – это хорошо спланированный промоушн, мало чем отличающийся от любого другого. Что делают промоутеры на презентации?
       – Встречают и регистрируют гостей и представителей прессы.
       – Информируют их о программе презентации.
       – Рассаживают гостей за столики, сопровождают в фуршетный зал.
       Для подобного мероприятия промоутеры отбираются не только с учетом хороших внешних данных, но и по наличию сообразительности, ответственности, энергичности. Предварительно промоутеры проходят специальную подготовку, в ходе которой получают основную информацию о предприятии, ответы на часто задаваемые вопросы, а также проходят тренинги по нестандартным ситуациям. Нынче быть молчаливым приложением к праздничным стенам не в моде. Работа промоутеров даже здесь проходит под строгим контролем координатора проекта. Ну, все, как при sales promotion! Бывает, что на презентации компании, специализирующейся на технических изделиях, присутствует только серьезный мужской контингент. Чтобы составить компанию техническим специалистам и разбавить сугубо мужское общество приглашаются промоутеры модельного вида (класса А) в вечерних платьях, которые прошли специальную подготовку и могут поддержать беседу.
       В процессе подготовки презентации обязательно планируются темы, предлагаемые гостям для обсуждения, порядок выступлений и обмена мнениями. Ход презентации направляется ведущим, хорошо осведомленным о предмете. На ведущих нельзя экономить. Чем профессиональней ведущий, тем респектабельней выглядит мероприятие. Среди этой категории лиц, обслуживающих презентации, тоже существует определенная специализация. Есть ведущие, которые работают только на презентациях. Этот вопрос надо учесть заранее. В противном случае неприятной неожиданостью для солидной публики могут стать шокирующие манеры приглашенного на роль конферансье супермодного ди-джея, который, может, и хорош, но на своем месте. Какая презентация без праздничного оформления и технического оснащения! Здесь надо четко определить возможности помещения и учесть это уже при разработке сценария: учесть возможности размещения светового оборудования и микрофонов. Микрофон может быть не только у ведущего, но и в зале, для гостей. Гости должны быть приглашены на презентацию не мене, чем за неделю. Идеальный вариант, когда приглашение доставляется лично в руки, а за два-три дня гостю напоминают о том, что его очень ждут, по телефону.
       По базе зарегистрированных участников презентации можно посылать предложения с вопросом «помните нас?». Если мероприятие было проведено на высшем уровне, не беспокойтесь, обязательно вспомнят!
       Не волнуйтесь, если мест в зале процентов на десять меньше, чем приглашенных. Все приглашенные никогда не приходят. Однако резерв стульев на непредвиденный наплыв нужно всегда иметь.
       Отдельное слово по поводу журналистской братии: журналисты, сколько их ни корми, все равно больше ценят звонкую монету. Не секрет, что некоторые представители масс-медиа приходят на подобные мероприятия ради фуршета. Если хотите пост-освещения, иногда лучше заплатить изданиям за публикацию, нежели надеяться, что напишут бесплатно. Еще и дешевле обойдется. Так что, определившись в сумме гонорара и размере публикации, вы можете «фуршетные» деньги смело потратить на гонорары. Кроме того, в этом случае нет нужды прогнозировать количество «осветительных» публикаций. Как правило, этап подготовки завершается генеральной репетицией презентации. Мера необходимая, так как она выявляет ошибки, недочеты, просмотренные в процессе подготовки.
       Этап третий. Торжество
        Регистрации гостей начинается за 30–40 минут до начала презентации. Именно столько времени и занимает этот процесс. Пока гости собираются и нумеруются, прибывшие раньше всех наслаждаются коктейлем. Welcome-drink обычно происходит в отдельном помещении, что обеспечивает свободу перемещения и контактов присутствующих. Во время коктейля, предвосхищая событие, гостям демонстрируется презентационный ролик компании.
       Начало действа нельзя задерживать более чем на 10–15 минут. Но и за эту задержку нужно будет обязательно извиниться.
       Презентация, как мы уже знаем, состоит из двух частей – официальной и неофициальной. В первом случае – это собственно презентация с приветствием хозяев или гостей, во-втором – живое общение на фоне ненавязчивой шоу-программы. Если на обычном банкете развлекательную программу можно сделать насыщенной за счет интересных конкурсов, вовлечения с процесс игры самих участников банкета, то презентация – серьезное мероприятие и требования к шоу-программе более высокие. Подобная вечерняя презентационная часть занимает два-три часа. В конце мероприятия за опустевшими столами остается сам заказчик сотоварищи и, реже, оставшиеся в живых организаторы.
       Этап четвертый. Отчетность
       На этом важном этапе сводятся воедино данные о расходах, выплатах, изготовленных материалах и прочее. Иллюстрированный печатный отчет по итогам события включает в себя все разработанные материалы: сценарии, пресс-релиз, буклеты, папки, приглашения. Причем на память из фоторужья снимаются в обязательном порядке те объекты, которые были заявлены в смете: есть в смете джаз-банда – извольте видеть её на снимке, обещали певицу, супер-проектор, радостные лица присутствующих, – и это должно быть зафиксировано на фотографиях. Отчет содержит также видео-, аудиокассеты с записью роликов-анонсов и записью собственно мероприятия. Вы еще заявляли освещение события в прессе? Будьте добры предоставить публикации. У агентства-организатора обычно остаются оригиналы статей, а заказчик отчетные публикации получает в отсканированном виде. Страница издания, где опубликована статья, должна хорошо идентифицироваться по названию издания, по времени публикации. Статьи должны быть отслежены и собраны с особой скрупулезностью. Заказчику особенно интересен резонанс от такого важного события, как презентация.
       На языке цифр
       Заказчику всегда кажется, что деньги, которые он отдает агентству, большие, агентство же представляет себе ситуацию с точностью до наоборот. Где же деньги? Вот основные статьи расходов, обычно присутствующие в смете:
       Написание сценария – 5%.
       Работа ведущего – 15%.
       Аренда технического оснащения – до 10%.
       Оформление – от 2%.
        Банкет – 25–40%. Основные расходы пойдут на спиртное – это почти две трети от суммы, заявленной на банкет.
        Комиссия агентства – от 5 до 15% в зависимости от сложности и скорости подготовки проекта.