Гид организатора

• Гид организатора
• >
• Как получить максимальный эффект?

Относительно повестки дня будут изменяться основные причины проведения конференции:

• собрать и поделиться информацией;

• обменяться идеями, мнениями, видением и предложениями;

• обсудить мнения;

• решить проблемы;

• принять решения;

• наметить планы.

Чтобы получить максимальный результат от Вашей конференции, необходимо решить ключевые вопросы: что вы хотите достичь, кто будет посетителями, какие вопросы будут обсуждаться, где лучшее место для проведения, и какое время будет наиболее удобным.

Решив эти вопросы, необходимо знать кто будет возглавлять конференцию. Если вы будет вести конференцию, необходимо заблаговременно подготовиться. Приветствуйте всех радушно, Вы должны гарантировать каждому комфортное пребывание и уделять всем гостям внимание, не отвлекаясь.

Используйте вводные позиции, чтобы установить тональность встречи, утвердите цели, и затем огласите повестку дня. Дайте краткий обзор каждой темы и укажите, что именно необходимо достичь.

Вор время конференции, важно уделить внимание структуре тем. К примеру, шаг за шагом подходите к решению проблемы, поощряя гостей развивать и оценивать альтернативные решения. Без этого, конференция превратиться в вещание, с доминирующим выступлением, или никакие идеи не будут генерированы, либо тема будет отложена до следующей встречи.

Это работа спикера – управлять дискуссией, время от времени подводя итоги и направляя группу. Чтобы сделать дискуссию более эффективной, Вы можете следовать таким правилам:

1. Определите проблему, существенные причины как она возникает.

2. Соберите информацию, путем опроса каждого.

3. Развивайте альтернативные решения, полагаясь на идеи и мнения слушателей.

4. Оцените предложенные решения.

5. Выберете лучшее мнение из предложенных вариантов.

6. Спланируйте дальнейшие шаги к действию.

7. Рассмотрите прогресс на указанную дату.

Также спикеру необходимо контролировать ход встречи, поощряя открытую дискуссию и препятствовать подрывному и негативному поведению.

Это Ваша задача – содействовать эффективному общению участников и поощрять индивидуальные точки зрения.

В заключительной части встречи суммируйте темы, которые были подняты, пути решения, которые были приняты и ответственность.

Поблагодарите всех за участие и назначьте дату следующей встречи, если необходимо.

Тезисы и основные положения очень помогают всем закрепить в памяти, что происходило на конференции, какие решения были приняты, контакты партнеров. Это отличная практика – распространить тезисы и основные положения как можно скорее после проведения конференции.