Гид организатора

• Гид организатора
• >
• Как ораганизовать конференцию. Этапы до, во время, после

Существует принципиальная разница между проведением краткосрочного обучения (тренинги, семинары) и проведением Конференции. Конференция - это обычно мероприятие с числом участников, превыша­ющим несколько десятков человек. При организации крупной конференции количество участ­ников может исчисляться сотнями.

"Начальная подготовка

• Определите общие цели/задачи; будьте готовы к тому, чтобы перепроверить цели/задачи по мере развертывания плана.

• Определите целевую аудиторию; если вы планируете исполь­зовать почтовую фирму, убедитесь, что она уважаемая и обла­дает опытом в вашей области и что ее список адресатов совре­менен.

• Заранее определите выступающих.

• Согласуйте дату с организатором, выберите помещение и за­ранее забронируйте его; имейте при себе подробный список сроков и условий контракта с организацией, предоставля­ющей помещение, если понадобится изменить детали меропри­ятия или даже отменить его.

• Позаботьтесь о том, чтобы дата вашей конференции не совпа­дала с датами других мероприятий, что может уменьшить раз­мер вашей аудитории. Если планируемая аудитория будет ин­тернациональной, выясните даты национальных праздников. Проверьте, проводятся ли другие мероприятия, с которыми ваша конференция имеет совместную область деятельности. Вам может представиться возможность привлечь вашу целе­вую аудиторию после окончания другого мероприятия.

• Разработайте рекламный материал, сверив с выступающими точность ваших описаний их компетенции и опыта, а также содержание планируемых выступлений. Спланируйте рекламную кампанию, используя разнообразные методы размещения информации о конференции там, где ее найдут потенциальные участники.

• Планируйте действия на случай чрезвычайных обстоятельств. Будьте предусмотрительны, но не слишком беспокойтесь! Учитывайте обстоятельства, которые могут стать для вас ис­точником проблем: внезапная болезнь выступающего, пробле­мы с помещением, забастовки на железных дорогах и т.д.

Ближе к дате проведения конференции

• Отправьте информацию о конференции вашей целевой аудито­рии с запасом минимум в шесть недель, а в идеале - за три месяца до даты проведения. Существует тонкая грань между рассылкой информации с учетом времени, достаточного для уведомления, и рассылкой так рано, что потенциальная ауди­тория не сочтет ее важной.

• Рассмотрите другие формы рекламы, включая статьи в журна­лах об обучении и торговле, входные билеты в журналах и электронную почту. Вообще распечатка материалов должна быть организована за два месяца до того, как они потребуют­ся, чтобы было достаточно времени для проведения всех под­готовительных мероприятий. Проверьте соответствующие даты в этих материалах.

• Продумайте публикацию статьи в журнале, который имеет отношение к теме конференции и помещает информацию о ней.

• Внимательно следите за своими рекламными затратами, рас­ходы по этой статье легко могут стать чрезмерными.

• Работайте ближе к месту проведения конференции. Определи­те, есть ли там люди, которые могут вам помочь с планирова­нием, и кто будет под рукой в этот важный день. Выясните различные детали, включая то, как обрабатываются сообще­ния для выступающих и участников. Обсудите с администра­цией конференц-зала их опыт, все, что может пойти не так, и их подход к решению непредвиденных проблем.

• В течение всего времени, пока приготовления набирают темп и дата мероприятия приближается, ставьте себя на место ауди­тории, задавая себе вопросы, например следующие:
  
  - Зачем мне присутствовать на этой конференции?
  
  - Что эта конференция может мне дать?
  
  - Как ее содержание поможет организации, в которой я работаю?
  
  - Будут ли возмещены затраты?
  
  - Хорошо ли все организовано? Легко ли мне будет добираться?

• Организуйте доставку участников и используйте их ответы для формирования основы процесса регистрации.

• Если все эти основополагающие пункты были приняты во внимание, первая регистрация участников должна пройти в течение одного месяца со дня объявления о конференции. Держите под контролем число проданных билетов, чтобы вы могли быстро сообщить количество, квалификацию и уровень тех, кто уже зарегистрировался. Будьте готовы проверить сле­дующее:
  
  - Не было ли проблем с почтой?
  
  - Привлекли ли мы внимание достаточного количества нуж­ных людей?
  
  - Насколько значимым является содержание?
  
  - Нет ли пересечений с другими мероприятиями?
  
  - Будьте готовы к тому, чтобы переговорить с некоторыми представителями вашей целевой аудитории и выяснить, есть ли у них проблемы.

• В определенный момент вам, может быть, придется принять решение об отмене конференции. Определите готовность ора­торов выступить перед меньшей аудиторией или возможность изменить их график. Планирование всегда должно включать оценку расходов и последствия в случае отмены мероприятия. Если отмена неизбежна, убедитесь, что все будет организова­но настолько профессионально, насколько это возможно.

• Поработайте с ораторами для того, чтобы убедиться, что ваши и их ожидания по поводу выступлений действительно совпа­дают. Тщательно проинструктируйте их о ваших предположе­ниях по поводу помещения и любой реакции участников. Узнайте, надо ли для них зарезервировать номер на ночь; кто их встретит и присоединится к ним за обедом; хотите ли вы, чтобы они присутствовали на всем протяжении конференции; будут ли проводиться собрания по решению вопросов в конце каждого дня; где бы вы хотели, чтобы они присутствовали?

• Все эти моменты жизненно важны, если привлекаются орато­ры со стороны, услуги которых вы, возможно, оплачиваете. Эти пункты также важны, когда вы просите людей из выше­стоящего руководства вашей организации выступить на кон­ференции.

Накануне мероприятия

• В последний раз проверьте наиболее важные аспекты, особенно:
  
  - помещение, включая питание и тому подобные моменты;
  
  - выступающих;
  
  - оборудование.
  
  Обеспечьте присутствие представителей прессы. Надеемся, что все пойдет по плану, но ваши хорошо проду­манные планы действий на случай непредвиденных обстоятельств могут начать работать без вашего участия!

• Сделайте все возможное, чтобы расслабиться. В день прове­дения вы, скорее всего, будете находиться под немалым дав­лением. Чем лучше вы себя подготовите, тем выше будет ваша способность решать трудные проблемы.

В день проведения Конференции

Все должно пройти хорошо, если все было точно спланировано Вам потребуется (и вы заслуживаете) немного удачи для того, что­бы все прошло великолепно! Проведите день с ораторами и основ­ными участниками. Оставьте приготовление конференц-зала на администрацию - они должны быть в состоянии следить за тем чтобы все шло как надо.

После Конференции

Продолжайте делать все так же профессионально, как и в процессе планирования и проведения конференции:

• Поблагодарите выступавших, организаторов места встречи и всех представителей прессы.

• Доведите до конца все занятия и планы, которые были обсуж­дены.

• Проанализируйте все, что вы запланировали, и все, что про­изошло. Что может быть сделано лучше в следующий раз?"

К. Торн, Д. Маккей, Полное руководство по тренингу, М., «ИНФРА-М», 2002 г., с. 150-154.