Гид организатора

• Гид организатора
• >
• Бюджет мероприятия

Бюджет мероприятия

Выбор места проведения мероприятия – первый шаг в планировании бюджета и расходов, связанных с организацией. В зависимости от типа мероприятия, участников, и других параметров, отель может стать основных пунктом расходов, а может быть и наоборот.

Работая в рамках бюджета

В первую очередь Вы должны составить бюджетный план. Чтобы сделать это, команда организаторов должна

• Идентифицировать стоимость всех услуг (возможные расходы приведены ниже).

• Составить реальные сметы.

• Согласовать необходимость и важность каждого пункта сметы.

• Добавить бюджет на непрямые и неожиданные расходы.

• Согласовать максимальное расходование средств на каждый пункт.

Контроль бюджета:

• Информируйте команду организаторов об ограничениях бюджета в начале фазы планирования.

• Сделайте мониторинг настоящих расходных статей, по отношению к ранее запланированным, оцените разницу.

• Информируйте тех, кто ответственен за перерасходы, желательно до того, как они станут слишком велики.

• Пересмотрите бюджет, чтобы предотвратить перерасход в будущем.

После мероприятия проанализируйте бюджет по составу расходов:

• Определите причины любого перерасхода.

• Оцените коммерческую эффективность мероприятия.

• Обсудите пути сделать бюджет следующего мероприятия более реалистичным.

• Обсудите пути сделать следующее мероприятие более финансово эффективным.

Расходы, включаемые в бюджет

• Размещение участников в отелях, гостиницах, пансионатах

• Аренда конференц-зала, комнат для переговоров

• Питание гостей, кейтеринг

• Транспорт

• События в рамках мероприятия, развлечения, культурная программа

• Аренда/покупка необходимого оборудования

• Раздаточный материал, презентационные сувениры

• Гонорар тренера/спикера/ведущего

• Рекламные материалы, брошюры, флаера

• Персонал

• Непрямые расходы